Próximamente se van a introducir una serie de cambios en los sistemas de facturación debidos a la nueva legislación. Desde AIG asumimos el compromiso de encargarnos de que tu sistema esté listo a tiempo. Este documento trata de aclarar diferentes aspectos de VERI*FACTU, necesidad de certificados electrónicos, fechas y demás.

¿Qué es VERI*FACTU?

Puntos principales y preguntas y respuestas.

VERI*FACTU es un sistema que permite verificar una factura mediante la lectura de un código QR desde una aplicación de la AEAT.

“La factura siempre debe incluir un código QR, si no, no es válida”.

Una vez que todas las empresas tengan los nuevos sistemas esta será, en general, la situación ya que incluso en el caso de la excepción de País Vasco con TicketBai, las facturas también deben llevar su propio código QR.
En general una factura o un tique emitidos por un ordenador solo serán válidos si incluyen un Código QR (o los datos contenidos en el, en caso de factura electrónica). Podría existir algún caso en el que a una empresa se le eximiese de esta obligación, pero siempre mediante una autorización expresa, causa justificada y un período de tiempo limitado
ClassicGes permitirá usar el programa en modo VERI*FACTU o NO VERI*FACTU pero, en cualquier caso, en el documento impreso o en el PDF, aparecerá un código QR siempre. Sea una factura simplificada (tique) o una factura ordinaria.

A partir de julio de 2025 es obligatorio que todos los programas de facturación incorporen determinadas características para garantizar la inalterabilidad de los datos, especialmente los correspondientes a las facturas emitidas.

Esto no quiere decir que todos los usuarios deben empezar a usar este sistema en esta fecha, pero sí que sus programas deben estar preparados.
En principio, las empresas obligadas a presentar el ISS deberán empezar a usarlo en julio 2025 y el resto de las sociedades en fechas posteriores (aunque sin confirmar, es posible que esta fecha se posponga al 1/1/26).
En cualquier caso, a lo largo del 2025 las empresas deben tener los programas listos para el sistema VERI*FACTU.

A las características que ya deben incluir debidas a la aplicación de la legislación relativa a la trazabilidad e inalterabilidad de los datos del año 2021, los nuevos programas deben incorporar, entre otras funciones, un registro de facturación donde se anota, de forma separada para cada empresa, la creación, modificación o eliminación de facturas. Las anotaciones en este registro tienen una serie de características técnicas para que éste no pueda ser modificado.

Además, los programas deben contar con una serie de herramientas de verificación, exportación y transmisión a la AEAT de dicho registro.

La nueva legislación establece que en el caso de programas que permitan su uso por varias empresas en una misma instalación, la empresa con la que está trabajando debe ser claramente visible en todo momento.

Hay más cuestiones tales como un registro de eventos o el hecho de que el programa debe incluir una declaración responsable de AIG relativa al cumplimiento de las nuevas normas.

En resumen:

VERI*FACTU es un sistema para dificultar al máximo la eliminación o manipulación indebidas de las facturas.
Las facturas pueden ser verificadas mediante el escaneo del código QR.
Es imprescindible actualizar a lo largo de 2025.
Las facturas solo serán facturas si llevan un código QR (salvo casos muy excepcionales).

Diferencias entre VERIFACTU y NO VERIFACTU

Las empresas pueden optar por usar VERI*FACTU o no, pero los programas obligatoriamente deben permitir VERI*FACTU; es decir, un programa que no nos permita usarlo en modo VERI*FACTU no será legal, y muy fácilmente detectable por la AEAT.

Si la empresa decide usar VERI*FACTU:

Para darse de alta en el sistema VERI*FACTU, basta con indicarlo en el programa y a partir de este momento, las facturas se enviarán a la AEAT y serán VERI*FACTU. Eso significa que cada vez que emita una factura el programa enviará un paquete de información a la AEAT indicando quién es el emisor de la factura, el cliente, la fecha, el número de factura, el importe y los impuestos aplicados (no se envía la relación de bienes o servicios de la factura).
Para realizar el envío a la AEAT la aplicación debe utilizar un certificado electrónico.
En las facturas aparecerá la leyenda VERI*FACTU y un código QR. Este código QR, escaneado con una aplicación de la AEAT permitirá verificar al cliente el importe, fecha y demás datos de la factura.
Para darse de baja debemos tramitar una solicitud y esperar al 31/12, ya que una vez que hemos empezado a enviar facturas por VERI*FACTU no podemos abandonar el sistema hasta el próximo ejercicio.
La aplicación no firmará los registros de facturación ya que estos ya están garantizados por su envío a la AEAT.
De un ejercicio VERI*FACTU, la AEAT no nos podrá pedir los registros de facturación ya que los hemos ido transmitiendo con cada factura.

Si la empresa decide no usar VERI*FACTU:

En este caso las facturas llevarán igualmente un código QR en el que figuran los mismos datos de emisor, fecha, número de factura, destinatario, importe e impuestos que en el caso anterior. Si la leemos con la aplicación de la AEAT nos aparecerán los datos, pero nos dirá que es una factura ‘NO VERI*FACTU’.
La aplicación almacenará los registros de facturación con un nivel superior de seguridad: Debe ir firmándolos con firma electrónica cada vez que se produzcan.
La AEAT podrá solicitar que se le remitan los registros de facturación en cualquier momento y por vía telemática, desde el propio programa, que obligatoriamente debe tener esta función.

En resumen, las diferencias entre VERIFACTU y NO VERIFACTU son:

En ambos casos en las facturas debe aparecer un código QR, pero la leyenda VERI*FACTU solamente en el caso de que usemos este sistema.
Las facturas se transmiten a la AEAT al producirse solamente en caso de que estemos en sistema VERI*FACTU.
Si no estamos en VERI*FACTU, la AEAT nos podrá requerir el registro de facturación en cualquier momento.
Ni en los datos que se transmite a la AEAT en VERI*FACTU, ni en el código QR aparecerá la relación de bienes o servicios de la factura.
Tanto si estamos en VERI*FACTU como si no, siempre debemos usar un certificado electrónico, en el primer caso para la remisión de los registros, y en el segundo para firmar los registros de facturación individualmente y transmitirlos ante un requerimiento.

¿Qué pasa con el certificado digital?

Siempre es necesario usar un certificado digital. Estemos o no en VERI*FACTU necesitaremos un certificado electrónico o usar el de un Colaborador Social.
Podemos usar el certificado de la empresa o también el certificado de un Colaborador Social. AIG está realizando los trámites oportunos ante la AEAT para poder ofrecer a sus usuarios el servicio de certificación. Para usar el certificado de AIG como Colaborador Social simplemente deberá cumplimentar un documento desde el propio programa, en cuanto este servicio esté disponible.

¿Cuándo debo cambiar el programa?

AIG empezará a suministrar los nuevos programas a sus usuarios una vez pasado el mes de enero de 2025, se hará de forma paulatina para no saturar el servicio de atención al usuario.
Las nuevas versiones, además de contar con muchas funciones avanzadas y de cumplir con los nuevos requisitos, naturalmente importan de forma automática los datos, configuración y formatos de impresión de los programas actuales, por lo que su instalación será un proceso sencillo.

¿Debo hacer un desembolso adicional?

No. No se hará cobro adicional alguno ni por instalación de certificado, ni por uso de los certificados de Colaborador Social en su caso, ni nada similar.
AIG mantiene su política de precios habitual y los Usuarios solamente deben hacer frente al pago de su suscripción.

¿Qué significan para la empresa y para la sociedad los cambios introducidos?

La idea que hay detrás es impedir o al menos dificultar mucho el fraude fiscal y por ello la principal consecuencia debería ser que las empresas compitan entre ellas con unas mismas reglas de juego; y esto debería llevarnos a tener un tejido productivo más sano y mejor.

Estos cambios llegan para quedarse, son el fruto de la transposición de directivas europeas y deseamos que el esfuerzo que ahora todos vamos a tener que hacer redunde en beneficio colectivo.

En AIG nuestro trabajo es hacer que estos cambios signifiquen el menor coste y esfuerzo para tu empresa.