TG38 Dar de alta Familias y Artículos (hostelería)

Las familias y artículos en hostelería, presentan una serie de características que se reflejan después en el TPV Táctil. Veremos cómo introducir Familias y Artículos en ClassicGes 6.

Lo más aconsejable es organizar tu stock por Familias de artículos, de tal forma que puedas acotar resultados y organizar el trabajo con comodidad. Una familia es un conjunto de artículos agrupados bajo un mismo parámetro. Por ejemplo, si creamos la familia Cafés, Infusiones podremos agrupar artículos como café solo, café con leche, descafeinado, manzanilla, poleo menta, etc.

También puedes crear familias con subfamilias dentro para lograr adecuarte al máximo a la particularidad de tus artículos. Puedes crear una organización compleja en la que la familia Cafés e Infusiones incluya las subfamilias Cafés, Infusiones frías, Infusiones Calientes, etc.

Es importante hacer una planificación previa de las familias que quieres introducir, pero no te preocupes porque ClassicGes 6 opera con datos relacionados y permite una gran flexibilidad. La creación de familias está en constante cambio: puedes añadir familias más adelante, crear nuevas familias directamente desde la ventana de artículos, mover artículos de una familia a otra, etc.

1. Dar de alta Familias de artículos

Para dar de alta una Familia de artículos hay dos opciones o bien desde la pantalla del articulo pulsando Añadir o accediendo al menú Archivo > Archivos Auxiliares > Familias. Pulsa Nuevo y escribe un nombre para esa familia.

Puedes crear una familia simple o bien crear una familia compleja activando la casilla Es un grupo de familias. Con esta función activada defines que esa familia va a albergar otras subfamilias dentro.

En cuanto el grupo de familias esté creado, puedes dar de alta las subfamilias que lo componen desde esta misma ventana. Introduce el nombre de la subfamilia y selecciona el grupo al que pertenece en el desplegable Miembro de. En este ejemplo, puedes crear subfamilias de la familia Refrescos según la categoría: Con gas, Sin Gas, De frutas.

Si lo prefieres, también puedes agrupar varias familias a la vez en un grupo existente pulsando en el botón Agrupar familias.

• La casilla Familia de componentes se activa cuando esa familia incluye elementos que sirven para montar un producto final. Serían, por ejemplo, los componentes de un escandallo de artículo.
• Si tus productos disponen de Número de serie o garantía debes activar la casilla correspondiente y definir los meses de garantía por omisión. Estos datos te ayudarán gestionar la trazabilidad de tus productos, a hacer seguimiento de lotes y las reposiciones, etc.
• Familia de artículos con escandallo. Se puede crear una familia que albergue los artículos que contengan escandallo, hará que los artículos creados bajo esa familia se les activará automáticamente la casilla Escandallo.
• Mostrar Familia en TPV Táctil. Marca esta casilla si quieres que se muestre en tu TPV Táctil.
• Imágenes en TPV Táctil. Ya que vas a mostrar las familias en el TPV, lo ideal es que lleven una imagen para identificarlas rápidamente.
• No agrupar artículos en ticket. En el TPV Táctil no se agruparán las líneas de los productos de esa familia al seleccionarlos rápidamente. Esto se aplicará tanto en el ticket, como en la comanda cocina.
• Familia favoritos TPV Táctil, posibilidad de agrupar artículos de diferentes familias para una venta rápida, se indicará en el artículo además de su familia correspondiente.
• Uso de impresora específica. Si quieres que los artículos de esa familia salgan por una impresora concreta, marca la casilla y en el desplegable elige la impresora.
• Orden de servicio por defecto. Elige en qué orden se servirán los artículos de esa familia, aunque después los productos concretos se pueden editar en la opción Orden de Servicio.

2. Dar de alta Artículos

Para crear un nuevo artículo en ClassicGes 6, acede a la ventana Artículos, pulsa en Nuevo y completa los datos correspondientes a ese artículo.

Se crearán los Artículos de Venta Directa (Refresco), Artículo Componente, se utiliza para elaborar otro artículo (Aceite, sal, Carne, Pescado), Artículo escandallo, es un artículo elaborado con distintos componentes (Plato combinado, Paella, Bocadillo), Artículo Combinado, admite combinaciones con otros artículos (Chocolate con churros, Café y Bizcocho), estos artículos pueden venderse de forma individual.

Esta ventana se compone de cuatro pestañas: General, Existencias, Otros y Precios y Ubicación.

2.1 Pestaña General

Introducir los datos generales del artículo es un proceso intuitivo que permite introducir datos en otras ventanas sin tener que interrumpir el proceso.

• Código: Cada artículo recibe automáticamente un número en orden. Puedes introducir el código que tú quieras, siempre que no entre en conflicto con otros artículos dados de alta en el programa.
• Artículo: Introduce el nombre del artículo, en este caso Manzanilla.
• Ref. Proveedor: Si el artículo dispone de alguna referencia otorgada por el proveedor, es conveniente ponerla. Si trabajamos con un volumen elevado de artículos, nos resultará cómodo a la hora de buscarlo.
• Familia: Puedes seleccionar la familia a la que corresponde ese artículo en el desplegable en caso de que ya esté dada de alta en el programa. También puedes Editar el nombre o crear una nueva familia pulsando en Añadir.
• Proveedor: Selecciona quien ha proporcionado el artículo. También puedes editar o crear el proveedor en el momento si no lo tienes dado de alta.
• Marca/Fabricante: Selecciona quien es el fabricante o qué marca es la del artículo. Si lo necesitas, añade la marca desde esta misma opción pulsando el botón Añadir.
• En el cuadro gris se engloban los datos relativos a precios: Selecciona el tipo de IVA y el PVP 1 (precio por defecto). Además, puedes introducir el precio de la última compra realizada y i (precio en otro Salón).

• Uso de impresora específica: Si marcas esa casilla debes de seleccionar en el desplegable la impresora por la quieres que salga el ticket de ese artículo. Si, por ejemplo, dispones de varias impresoras en tu negocio, puedes hacer que el ticket de según qué artículos se impriman en una u otra.
• Venta Tienda Online: Activando esta casilla permites que ese artículo se pueda usar en la app TPV Móvil (Necesario disponer de ClassicAIR 6). Al marcar esa casilla aparecerá una pestaña nueva llamada ONLINE, donde podrás configurar ese artículo incluirlo en la app. (más información y tutoriales en nuestra web).
• Existencias totales y Editar stock: En la casilla Existencias totales, dispones del número total de existencias de dicho artículo. Si pulsas Editar stock, accederás a la pestaña Existencias.

2.2 Pestaña Existencias

E pestaña nos indica la cantidad que hay en nuestros almacenes de cada artículo. Se puede actualizar de varias maneras:

• 1º) Pulsa en Editar stock e introduce la cantidad por Almacén, esta opción se visualiza como Ajuste de Stock en Ver Stock.
• 2º) Introduciendo una Factura o un Albarán de Compra, esto figura como movimiento de Stock y se visualiza como Albarán o Factura en Ver Stock.
• 3º) A través de un Inventario de Almacén, recuento de unidades que figura como movimiento de Stock y se visualiza como Inventario en Ver Stock.

2.3 Pestaña Otros

En el apartado Otros debemos introducir una serie de datos identificativos del artículo. Veremos a continuación cómo hacerlo paso a paso.

• Imagen: Añade una imagen al artículo para que te resulte más reconocible. Además, si usas TPV Táctil, ésta aparecerá en dicho TPV para una mejor identificación.

Nota: Para incluir la imagen del artículo, debes guardar previamente ese archivo dentro del programa. Es recomendable crear tantas carpetas como familias quieres dar de alta e ir introduciendo la imagen de cada artículo en su carpeta correspondiente.

Si no conoces la ubicación del programa, pulsa en el icono de acceso directo de ClassicGes 6 con botón derecho y selecciona Propiedades. Pulsa en Abrir ubicación y se abrirá la ubicación del programa (habitualmente disco C:\).

En la carpeta images puedes crear carpetas y arrastrar las imágenes que necesites.

• Descripción: Puedes añadir una pequeña descripción del artículo. Si quieres que se muestre en las facturas y pedidos, activa la casilla que aparece debajo del texto.
• Existencias mínimas: El campo Existencias mínimas es un indicador de seguridad, pues cuando el número de unidades en tus almacenes sea inferior a esta cifra, ClassicGes 6 mostrará un aviso reabastecer el stock.
• Pedido mínimo indica el número mínimo que pides al proveedor.
• Número de serie y garantía: Si marcas esta casilla debes de indicar el número de meses de garantía que dispone el artículo. Habitualmente se utiliza para artículos alimentarios o de higiene y se utiliza para llevar una correcta gestión de la trazabilidad.
• Unidades de medida: Puedes indicar la unidad de medida que utiliza este artículo, en caso de que sea cuantificable en espacio.
• Aplicar tasa o impuesto especial: Si este artículo tiene una tasa especial, debes marcar esta casilla y seleccionar el impuesto correspondiente.
• Admite combinación: Esta función es específica para TPV Táctil. Al activarla te permite elegir un artículo para hacer una combinación y poner un precio específico a esa unión.

Pulsando Combinaciones, puedes añadir otros artículos para hacer una combinación y añadir un precio a ambos artículos.

Puedes filtrar por familia para hacer una búsqueda más ágil, o incluso pulsar la casilla Aplicar mismo precio a todos los artículos si deseas implantar el mismo precio a todas las combinaciones hechas para un artículo.

Creadas las combinaciones posibles, desde el TPV se podrá seleccionar de forma rápida y sencilla este nuevo producto. Al pinchar sobre un artículo que admite combinaciones, se habilita un botón llamado Combinar, que al pulsarlo visualiza en la lista de productos todos los que hemos creado previamente como posibles combinaciones.

Al seleccionar el segundo artículo, automáticamente se agrupan en una misma línea mostrando el PVP establecido para esta agrupación.

Cabe reseñar que, aunque al realizar la venta en TPV, los dos productos aparecen agrupados en una sola línea; al realizar un informe ventas éstos aparecen desglosados por separado. Lo mismo sucede al restar el stock del almacén: se restarán los dos artículos del stock.

• No agrupar ticket: Activando esta función, no se agruparán las líneas de los productos al seleccionarlos repetidamente en el TPV. Es decir, si cobras dos artículos iguales con el TPV, éstos se mostrarán en dos líneas distintas del ticket.

2.4 Pestaña Precios y ubicación

A continuación, fijaremos los precios del artículo e indicaremos su ubicación en los almacenes. Es importante hacer una labor minuciosa al respecto para asegurar una correcta gestión de la compraventa y de la logística en tu negocio.

• Precios de venta: Los dos primeros PVP son los que se añadieron en la pestaña General y se toman por omisión. Puedes crear más precios para el artículo y cambiarlos manualmente siempre que lo necesites.

Nota: ClassicGes 6 permite crear tipos de clientes y aplicar precios especiales para optimizar la fidelización de tu negocio.

La opción Atributos es específica de la Tienda Online (más información en nuestra página web).

• Pulsando en el botón Ver stock se abre la ventana Ver movimientos del artículo, donde puedes consultar el stock y los movimientos relacionados con ese artículo, acotando por fechas y por almacenes.

Nota: La ventana Ver stock está en todo momento relacionada con la ventana Artículos: Si ejecutas las dos ventanas a la vez y te vas moviendo por los diferentes artículos en la, la información de la ventana de stock va cambiando con relación al artículo en donde te hayas posicionado.

• Con el botón Estadísticas se abrirá la ventana Estadísticas donde puedes ver un breve resumen de cada artículo. Aquí puedes filtrar los datos por diversos valores: empresa, ejercicio... y acotar por fechas.